Bewerbungsabsage schreiben: 5 professionelle Muster & Formulierungen

Drittens ermöglichen Bewerbungsabsagen dem Unternehmen, den Kontakt zu den Bewerbern aufrechtzuerhalten. Nur weil ein Bewerber in diesem bestimmten Auswahlprozess nicht erfolgreich war, bedeutet das nicht, dass er nicht in Zukunft für eine andere Position infrage kommen könnte. 

Eine Absage sollte daher so formuliert sein, dass sie den Bewerber ermutigt, sich für zukünftige Gelegenheiten zu bewerben. 

Schließlich bieten Absagen eine wertvolle Gelegenheit zur Rückmeldung. Eine Absage sollte mehr als nur ein “Nein” sein. Sie kann auch konstruktives Feedback enthalten, das Bewerbern hilft, ihre Fähigkeiten und Qualifikationen weiterzuentwickeln. Dies ist nicht nur für die Bewerber von Vorteil, sondern kann auch dazu beitragen, dass das Unternehmen bessere Kandidaten in Zukunft anzieht.

Bewerbungsabsage Muster: Vier Tipps für eine respektvolle Absage

Welches ist der optimale Zeitpunkt für eine Bewerbungsabsage? Welche Formulierung sollten Sie für Ihr Muster einer Absage wählen? Und wie gelingt es, auch bei Ablehnung Bewerber an Ihr Unternehmen zu binden? Hier präsentieren wir Ihnen vier bewährte Ratschläge, die Ihnen helfen, eine respektvolle, zeitnahe und individuelle Bewerbungsabsage zu verfassen.

#1 Bewerbungsabsage schreiben: Das ideale Zeitfenster erkennen & einhalten

Laut einer Studie sind die Top 3 entscheidenden Faktoren in Bewerbungsabsagen aus Sicht der Bewerber die Bereitstellung nachvollziehbarer Gründe (73 Prozent), eine zeitnahe Antwort (61 Prozent) und ein freundlicher Tonfall (62 Prozent). Jeder kennt die unangenehme Ungewissheit, die mit dem Warten auf wichtige E-Mail-Antworten einhergeht. Um Bewerber nicht zu frustrieren, ist es von großer Bedeutung, zeitnah zu reagieren, sobald eine endgültige Entscheidung bezüglich eines Bewerbers getroffen wurde.

Es ist ratsam, sofort nach Eingang einer Bewerbung eine Bestätigung des Erhalts zu versenden, idealerweise automatisiert. 

Die endgültige Bewerbungsabsage sollte innerhalb eines Zeitraums von drei bis vierzehn Tagen nach Erhalt der Bewerbungsunterlagen erfolgen. 

Wenn nach zehn Tagen weder eine Einladung zum Vorstellungsgespräch noch eine Absage verschickt wurde, empfiehlt es sich, den Bewerbern eine Zwischenmitteilung zukommen zu lassen. Andernfalls riskiert der Personaler zeitaufwändige telefonische Rückfragen. In Ausnahmefällen, vor allem bei großen Unternehmen mit komplexen Strukturen, kann es zu Verzögerungen bei den Rückmeldungen kommen.

#2 Auf die richtige Ansprache im Bewerbungsabsage Muster achten

Die angemessene Ansprache in einem Muster für Bewerbungsabsagen ist von entscheidender Bedeutung, um den Bewerbern Respekt und Wertschätzung entgegenzubringen. Die Wahl der richtigen Worte in Ihrer Absage kann einen erheblichen Einfluss auf den Gesamteindruck haben, den Bewerber von Ihrem Unternehmen gewinnen. Hier sind einige Empfehlungen für die passende Ansprache in Ihrer Bewerbungsabsage:

• Persönliche Anrede: Verwenden Sie den Namen des Bewerbers, um die Nachricht persönlicher zu gestalten. Statt einer allgemeinen Anrede wie “Sehr geehrte Damen und Herren” ist “Sehr geehrte/r [Vorname Nachname des Bewerbers]” deutlich ansprechender.
• Dankbarkeit ausdrücken: Beginnen Sie die Absage mit einer Dankesbekundung für die Bewerbung und das Interesse des Bewerbers an Ihrem Unternehmen. Ein einfaches “Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei [Unternehmensname]” zeigt Wertschätzung.
• Klarheit und Transparenz: Seien Sie klar und deutlich in Ihrer Absage. Geben Sie klare Gründe für die Entscheidung an, ohne in zu viele Details zu gehen. Dies hilft Bewerbern, die Absage nachvollziehen zu können.
• Empathie und Verständnis: Zeigen Sie Verständnis für die Enttäuschung des Bewerbers und drücken Sie Ihr Bedauern aus, dass es nicht zu einer Zusammenarbeit kommt. Ein einfühlsamer Tonfall ist wichtig.
• Positive Botschaft: Schließen Sie die Absage mit einer positiven Botschaft ab, die dem Bewerber Mut macht. Ermutigen Sie ihn dazu, sich weiterzuentwickeln und nach neuen Chancen Ausschau zu halten.
• Offenheit für die Zukunft: Lassen Sie die Tür für eine mögliche zukünftige Zusammenarbeit offen. Bekunden Sie Interesse daran, den Bewerber für künftige Positionen in Betracht zu ziehen, sofern dies zutrifft.

#3 Bewerbungsabsage schreiben: Die Ansprechperson beibehalten

Es ist äußerst wichtig, in einer Bewerbungsabsage die Ansprechperson beizubehalten, um die Kommunikation persönlich und respektvoll zu gestalten. Hier sind einige Schritte und Tipps, wie Sie dies umsetzen können:

• • Persönliche Anrede beibehalten: Beginnen Sie die Absage weiterhin mit einer persönlichen Anrede, die den Bewerber direkt anspricht. Verwenden Sie den Namen des Bewerbers, um die Nachricht individuell zu gestalten.
  • Dankbarkeit und Wertschätzung ausdrücken: Äußern Sie weiterhin Ihren Dank und Ihre Wertschätzung für die Bewerbung und das Interesse des Bewerbers an Ihrem Unternehmen. Dies zeigt Höflichkeit und Respekt.
  • Gründe klar kommunizieren: Stellen Sie die Gründe für die Absage klar dar. Geben Sie an, warum der Bewerber nicht für die ausgeschriebene Stelle ausgewählt wurde, ohne ins Detail zu gehen. Transparenz ist wichtig.
  • Empathie zeigen: Zeigen Sie Verständnis für die Enttäuschung des Bewerbers und drücken Sie Ihr Bedauern aus, dass es nicht zur Zusammenarbeit kommt. Ein empathischer Tonfall ist entscheidend.
  • Positive Perspektive beibehalten: Schließen Sie die Absage mit einer positiven Perspektive ab. Ermutigen Sie den Bewerber, sich weiterzuentwickeln und nach neuen beruflichen Chancen Ausschau zu halten. Lassen Sie die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen, wenn dies angebracht ist.

#4 Bewerbungsabsage Muster: Den richtigen Ton treffen

„Absageschreiben sind alle gleich geschrieben“, bemerkte ein Teilnehmer der Studie zur Markenwahrnehmung in Bewerbungsverfahren. In dieser Studie wurden die Befragten gebeten, sich vorzustellen, wie Absageschreiben aus anderen Lebensbereichen aussehen würden und diese mit ihren eigenen Bewerbungsabsagen zu vergleichen. Eine beträchtliche Anzahl der Teilnehmer (insgesamt 136 Nennungen) betonte dabei den oft formalen und austauschbaren Charakter von Bewerbungsabsagen, der aus Sicht der Bewerber als charakteristisch für solche Musterdokumente angesehen wird. Dabei wurden Vergleiche zu „Serienbriefen“ oder „amtlichen Schreiben“ gezogen, und auch Postwurfsendungen und automatisch generierte Massenmails fanden Erwähnung.

Wir hingegen sind der Überzeugung, dass Absageschreiben durchaus individuell verfasst sein können – solange sie den Bewerber ernsthaft in Betracht ziehen. Um zu zeigen, dass wir uns wirklich intensiv mit den eingereichten Bewerbungsunterlagen beschäftigt haben, empfehlen wir, Bezug auf das Anschreiben oder den Lebenslauf des Bewerbers zu nehmen.

Natürlich lassen sich Textbausteine vorbereiten und je nach Bedarf zusammenstellen. Doch auch solche vorbereiteten Elemente können eine inspirierende Wirkung haben, anstatt den Empfänger mit einer allgemeinen „One Size Fits All“-Lösung zu entmutigen. Wir raten dazu, bürokratische und abstrakte Formulierungen zu vermeiden, wie zum Beispiel „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen“ oder „nach reiflichen Überlegungen haben wir uns entschlossen“. Solche Phrasen wirken in der heutigen Zeit des modernen Employer Branding veraltet und überholt.

Es ist außerdem entscheidend, den richtigen Ton in der Absage zu treffen. Denken Sie dabei auch an die Position des Bewerbers: Ein Kandidat für eine Management-Position in einem mittelständischen Unternehmen erwartet eine seriösere Ansprache als ein Berufseinsteiger nach dem Bachelor-Abschluss. Ein globaler Konzern kann sich in seiner Absage distanzierter und förmlicher zeigen als ein kleines Familienunternehmen.

Ein Start-up, das im Auswahlprozess auf eine fröhlich-lockere Ansprache setzt, kann diese Atmosphäre auch in der Bewerbungsabsage beibehalten und muss nicht zu einem förmlichen „Sie“ wechseln. Bei der Suche nach Auszubildenden sollte berücksichtigt werden, dass junge, unerfahrene Bewerber empfindlicher auf ihre Selbstwahrnehmung reagieren als erfahrene Fachkräfte.

Bewerbungsabsage schreiben: Achten Sie auf rechtliche Richtlinien

Wenn Sie eine Bewerbungsabsage schreiben, ist es äußerst wichtig, auf rechtliche Richtlinien zu achten, um potenzielle Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Sowohl nationale als auch internationale Gesetze und Vorschriften bezüglich des Umgangs mit Bewerbern und Bewerbungsverfahren sollten stets berücksichtigt werden.

Zuallererst ist es von Bedeutung sicherzustellen, dass die Gründe für die Absage auf objektiven und sachlichen Kriterien beruhen, die im Einklang mit den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle und den Unternehmenszielen stehen. Diskriminierende oder ungerechtfertigte Gründe für eine Ablehnung sollten vermieden werden. Des Weiteren sollten Sie sicherstellen, dass die Kommunikation in der Absage klar und präzise ist, um Missverständnisse zu vermeiden. Verwenden Sie eine höfliche und professionelle Sprache, die den Bewerber respektvoll behandelt und eine positive Unternehmensreputation aufrechterhält.

Es ist ebenso wichtig, dass alle personenbezogenen Daten des Bewerbers gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt werden. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen vertraulich behandelt und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzrichtlinien verarbeitet werden. Darüber hinaus kann es ratsam sein, sich bei Bedarf an rechtliche Experten oder Fachleute für Personalwesen zu wenden, um sicherzustellen, dass die Bewerbungsabsagen im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften und Best Practices stehen. Eine sorgfältige Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen ist von entscheidender Bedeutung, um potenzielle rechtliche Risiken und negative Auswirkungen auf das Unternehmensimage zu vermeiden.

Bewerbungsabsage Muster: 4 höfliche und professionelle Absageschreiben

In der Regel erfolgen Bewerbungsabsagen per E-Mail, daher empfiehlt es sich, bereits in der Betreffzeile klarzustellen, um welche Stelle es geht. Bedenken Sie, dass nicht nur Sie viele Bewerbungen erhalten, sondern auch die Bewerber auf Jobsuche sich bei verschiedenen Unternehmen bewerben.

Eine klare Zuordnung in der Betreffzeile wird daher vom Kandidaten geschätzt. Nach einer persönlichen Anrede ist es angebracht, sich für die investierte Zeit und Mühe des Bewerbers im bisherigen Bewerbungsprozess zu bedanken. Je nachdem, wie weit der Bewerber im Auswahlverfahren vorangeschritten ist, kann das Dankeschön dezenter oder ausführlicher ausfallen. Im Anschluss daran erfolgt der zentrale Teil der Nachricht: die Begründung.

Es ist wichtig, den Inhalt stets positiv zu formulieren und Lob für diejenigen Aspekte auszusprechen, in denen der Bewerber besonders überzeugte. Auch die Begründung für die Entscheidung zugunsten eines anderen Bewerbers sollte in einer positiven Formulierung erfolgen. Eine abschließende Schlussformel und Grüße sollen dem Bewerber auf seinem weiteren Weg Zuversicht geben. Unabhängig von der Eignung verdient jeder Bewerber einen aufmunternden Abschluss. Die Qualität dieses Abschlusses hängt sicherlich auch davon ab, wie persönlich die Interaktionen mit dem Bewerber während des Auswahlprozesses waren.

#1 Bewerbungsabsage Muster ohne Vorstellungsgespräch

Betreff: Bewerbung für [Stellenbezeichnung] bei [Unternehmensname]

Sehr geehrte/r [Vorname Nachname des Bewerbers],

wir möchten uns herzlich bei Ihnen bedanken, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich bei [Unternehmensname] zu bewerben. Wir haben Ihre Bewerbung sorgfältig geprüft und schätzen Ihr Interesse an unserer Organisation.

Bedauerlicherweise müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben, der unseren spezifischen Anforderungen für die ausgeschriebene Stelle besser entspricht.

Wir verstehen, wie aufwendig der Bewerbungsprozess sein kann, und Ihre Enttäuschung ist nachvollziehbar. Bitte nehmen Sie diese Entscheidung nicht als eine Abwertung Ihrer Qualifikationen oder Ihres Potenzials.

Wir schätzen Ihr Interesse und die Zeit, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben. Wir möchten Sie ermutigen, sich weiterzuentwickeln und nach neuen beruflichen Chancen Ausschau zu halten.

Vielen Dank für Ihr Verständnis. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Jobsuche und stehen Ihnen gerne für mögliche zukünftige Gelegenheiten zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

#2 Bewerbungsabsage Muster nach Vorstellungsgespräch

Betreff: Bewerbung für [Stellenbezeichnung] bei [Unternehmensname]

Sehr geehrte/r [Vorname Nachname des Bewerbers],

ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie in bester Verfassung. Zunächst möchten wir uns herzlich bei Ihnen für Ihr Interesse an der Position [Stellenbezeichnung] bei [Unternehmensname] und die Teilnahme an unserem Vorstellungsgespräch bedanken.

Ihre Bewerbung und Ihr Gespräch haben einen positiven Eindruck hinterlassen, und wir schätzen Ihre Zeit und Bemühungen. Dennoch mussten wir nach reiflichen Überlegungen und sorgfältiger Prüfung unserer Anforderungen bedauerlicherweise eine Entscheidung treffen.

Bedauerlicherweise haben wir uns für einen anderen Bewerber entschieden, der in diesem speziellen Fall besser zu unseren Anforderungen passt. Diese Entscheidung basiert ausschließlich auf den Anforderungen der Position und ist keine Abwertung Ihrer Qualifikationen oder Ihres Potenzials.

Wir wissen, wie anspruchsvoll der Bewerbungsprozess sein kann und verstehen, dass eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch enttäuschend sein kann. Dennoch möchten wir betonen, dass Ihre Bewerbung und Ihr Auftritt bei uns positiv wahrgenommen wurden.

Wir danken Ihnen erneut für Ihr Interesse an [Unternehmensname] und wünschen Ihnen auf Ihrem beruflichen Weg weiterhin viel Erfolg. Wir stehen Ihnen gerne für mögliche zukünftige Gelegenheiten zur Verfügung und schätzen Ihre positive Einstellung und Ihr Engagement.

Mit freundlichen Grüßen,

#3 Bewerbungsabsage Muster für Initiativbewerbung

Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Initiativbewerbung bei [Unternehmensname]

Sehr geehrte/r [Vorname Nachname des Bewerbers],

ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie in bester Verfassung. Zunächst einmal möchten wir uns bei Ihnen herzlich bedanken, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich initiativ bei [Unternehmensname] zu bewerben. Wir haben Ihre Bewerbung sorgfältig geprüft und schätzen Ihr Interesse an unserer Organisation.

Ihre Initiativbewerbung hat uns beeindruckt, und wir erkennen Ihre Motivation und Ihren Wunsch, Teil unseres Teams zu werden. Dennoch müssen wir Ihnen bedauerlicherweise mitteilen, dass wir derzeit keine passende Position für Sie haben. Bitte nehmen Sie diese Entscheidung nicht als eine Abwertung Ihrer Qualifikationen oder Ihres Potenzials.

Wir wissen, wie anspruchsvoll der Bewerbungsprozess sein kann und verstehen, dass eine Initiativbewerbung eine besondere Form des Engagements ist. Wir danken Ihnen dafür und möchten Sie ermutigen, weiterhin nach beruflichen Möglichkeiten Ausschau zu halten.

Ihre Bewerbung wird in unserer Datenbank aufbewahrt, und es kann in der Zukunft Gelegenheiten geben, die zu Ihrem Profil passen. Wir würden uns freuen, Sie dann erneut als potenziellen Kandidaten in Betracht zu ziehen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihr Interesse an [Unternehmensname]. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Jobsuche und stehen Ihnen gerne für mögliche zukünftige Gelegenheiten zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

#4 Informelles Bewerbungsabsage Muster im Start-up-Stil

Betreff: Deine Bewerbung bei [Start-up-Name]

Hey [Vorname des Bewerbers],

wir hoffen, es geht dir gut! Wir möchten uns bei dir für deine Bewerbung bei [Start-up-Name] bedanken. Deine Initiative und dein Interesse an unserem Start-up haben uns wirklich beeindruckt.

Wir haben deine Unterlagen sorgfältig geprüft und sind begeistert von deinen Fähigkeiten und deinem Enthusiasmus. Aber manchmal passen selbst großartige Talente nicht perfekt zu unserer aktuellen Situation.

Das bedeutet keineswegs, dass wir nicht beeindruckt von dir sind – im Gegenteil! Deine Bewerbung hat uns gezeigt, dass du ein aufstrebendes Talent bist.

Wir sind ein junges und wachsendes Unternehmen, und es kann sein, dass wir in der Zukunft die perfekte Gelegenheit für dich haben. Deine Bewerbung bleibt in unserer Datenbank, und wir würden uns freuen, mit dir in Kontakt zu bleiben.

In der Zwischenzeit möchten wir dich ermutigen, weiterhin nach aufregenden beruflichen Chancen Ausschau zu halten. Wir sind überzeugt, dass du Großes leisten wirst.

Nochmals vielen Dank für deine Bewerbung und für dein Interesse an [Start-up-Name]. Wir schätzen deine positive Einstellung und deinen Antrieb.

Bleib in Bewegung und viel Erfolg bei deiner beruflichen Reise!

Beste Grüße, [Name des Mitarbeiters] [Position bei Start-up-Name]

Bewerbungsabsage schreiben: Datenschutz von Bewerberunterlagen

Bei der Behandlung von Bewerberunterlagen ist es wichtig, die geltenden Datenschutzbestimmungen zu beachten. Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen einschlägigen Datenschutzgesetzen gelten für Bewerberunterlagen folgende Bedingungen:

• Einwilligung und Transparenz: Bewerber müssen transparent darüber informiert werden, welche personenbezogenen Daten erhoben werden und wie diese verarbeitet werden. Die Einholung der Einwilligung des Bewerbers für die Verarbeitung seiner Daten ist erforderlich.
• Zweckbindung: Die erhobenen Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden, nämlich für das Bewerbungsverfahren und die Entscheidung über die Einstellung.
• Datensparsamkeit und Datenvermeidung: Es sollten nur diejenigen Daten erhoben und gespeichert werden, die für das Bewerbungsverfahren relevant sind. Überflüssige oder sensible Daten sollten vermieden werden.
• Sicherheit der Daten: Bewerberdaten müssen angemessen geschützt werden, um Verlust, Diebstahl, unbefugten Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu verhindern.
• Aufbewahrungsfristen: Bewerberdaten sollten nur für die Dauer des Bewerbungsprozesses aufbewahrt werden und nach Abschluss des Prozesses entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder gemäß den Unternehmensrichtlinien gelöscht oder vernichtet werden.
• Rechte der Betroffenen: Bewerber haben das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung (“Recht auf Vergessenwerden”) und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten.
• Datenschutzbeauftragter: Unternehmen sollten einen Datenschutzbeauftragten benennen, der für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und für den Umgang mit Bewerberdaten verantwortlich ist.

Die Einhaltung dieser Datenschutzbedingungen ist entscheidend, um die Privatsphäre und die Rechte der Bewerber zu schützen und sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen verarbeitet werden.

Fazit: Gutes Absage-Management ist das halbe Employer-Branding

Absage-Management ist zweifellos ein kritischer Bestandteil eines erfolgreichen Employer-Branding-Programms. Hier ist das Fazit:

Ein effektives Absage-Management trägt wesentlich zur Gestaltung einer positiven Arbeitgebermarke bei. Die Art und Weise, wie Unternehmen Bewerbern Absagen mitteilen, kann einen erheblichen Einfluss auf die Wahrnehmung und Reputation des Unternehmens haben. Eine respektvolle, transparente und professionelle Kommunikation in Bewerbungsabsagen kann dazu beitragen, dass Bewerber, selbst wenn sie abgelehnt wurden, ein positives Bild des Unternehmens behalten. Ein gutes Absage-Management kann auch dazu beitragen, Talente an das Unternehmen zu binden, selbst wenn sie nicht für die aktuelle Position geeignet waren. Bewerber, die positiv auf eine Absage reagieren und den Prozess als respektvoll empfinden, könnten in Zukunft erneut in Betracht gezogen werden, oder sie könnten das Unternehmen in ihrem Netzwerk weiterempfehlen.

Darüber hinaus ist eine transparente Absagekommunikation in Bezug auf den Bewerbungsprozess und die Gründe für die Ablehnung für Bewerber von großem Wert. Dies kann ihnen Einblicke in ihre Stärken und Entwicklungsbereiche bieten und ihnen bei ihrer beruflichen Weiterentwicklung helfen. Insgesamt ist gutes Absage-Management eine Gelegenheit für Unternehmen, ihr Engagement für Fairness, Respekt und Professionalität zu zeigen. Es trägt dazu bei, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen und langfristige Beziehungen zu potenziellen Talenten zu pflegen.