Assistenz der Geschäftsführung – Bedeutung & Key Facts
Eine Assistenz der Geschäftsführung ist die rechte Hand der Unternehmensleitung und trägt wesentlich zur Entlastung, Organisation und Effizienz des Managements bei.
Diese Position erfordert ein hohes Maß an Vertrauen, Diskretion und Überblick, da vertrauliche Informationen verarbeitet, strategische Projekte begleitet und viele Schnittstellen im Unternehmen koordiniert werden. Die Assistenz übernimmt organisatorische, administrative und kommunikative Aufgaben und ist dabei oft erster Ansprechpartner*in für interne wie externe Kontakte der Geschäftsführung. Neben klassischen Tätigkeiten wie Terminplanung, Korrespondenz und Reiseorganisation unterstützt die Assistenz auch inhaltlich – zum Beispiel durch das Erstellen von Präsentationen, das Führen von Protokollen oder das Vorbereiten von Entscheidungsgrundlagen.
Je nach Unternehmensgröße und Branche kann das Aufgabenspektrum variieren: Während in Konzernen vor allem Koordinations- und Kommunikationsgeschick gefragt ist, kommen in mittelständischen Betrieben oft auch Projektaufgaben hinzu. Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Loyalität und Professionalität – und bietet zugleich tiefe Einblicke in Unternehmensprozesse und strategische Entscheidungen. Wer strukturiert arbeitet und gerne Verantwortung übernimmt, findet in dieser Position eine anspruchsvolle und vielseitige Herausforderung.
Die wichtigsten Aufgaben
Die Assistenz der Geschäftsführung trägt entscheidend dazu bei, dass die Unternehmensleitung sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann. Im Mittelpunkt steht dabei das strukturierte Management des Tagesgeschäfts: Die Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen gehört ebenso dazu wie die Nachbereitung in Form von Protokollen, Präsentationen oder To-do-Listen.
Die Assistenz fungiert als Filter für Anfragen, organisiert die interne und externe Kommunikation und sorgt dafür, dass Informationen zielgerichtet und effizient weitergeleitet werden. Eine enge Abstimmung mit Abteilungen, Partnern oder Kunden ist dabei ebenso wichtig wie ein souveräner Umgang mit sensiblen Daten und Unterlagen. Darüber hinaus unterstützt die Assistenz bei strategischen Projekten, übernimmt das Projektcontrolling oder bereitet Entscheidungsunterlagen für Gremien, Geschäftsberichte oder Investitionsvorhaben vor. In vielen Fällen agiert sie auch als Koordinationsstelle für interne Prozesse – sei es bei Personalfragen, im Rahmen des Office Managements oder bei der Vorbereitung von Veranstaltungen. Besonders in dynamischen Unternehmensumfeldern sind Flexibilität und Multitasking gefragt, da Prioritäten sich schnell verschieben können. Auch die Organisation und Begleitung von Aufsichtsratssitzungen, Strategiemeetings oder Führungskräfte-Workshops kann Teil des Aufgabenspektrums sein.
Oft wird erwartet, dass die Assistenz operative wie auch konzeptionelle Aufgaben selbstständig bearbeitet und im Sinne der Geschäftsführung denkt und handelt. Die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge zu erfassen und Entscheidungen proaktiv vorzubereiten, ist dabei von großer Bedeutung. In international ausgerichteten Unternehmen kann auch die Kommunikation in Fremdsprachen – insbesondere auf Englisch – zum Alltag gehören. Schließlich gehört es zur Aufgabe der Assistenz, stets den Überblick zu behalten, Prioritäten richtig zu setzen und professionell aufzutreten – auch in stressigen Phasen. Damit trägt sie wesentlich zur Stabilität, Effizienz und Repräsentation der Geschäftsleitung bei.
Die wichtigsten Qualifikationen
Um als Assistenz der Geschäftsführung erfolgreich zu sein, braucht es eine Kombination aus Fachwissen, Organisationstalent und persönlichen Kompetenzen. Häufig beginnt der Karriereweg über eine kaufmännische Ausbildung – etwa als Bürokauffrau/-mann oder Industriekauffrau/-mann – ergänzt durch Zusatzqualifikationen im Bereich Office-Management, Projektassistenz oder Kommunikation. Auch Studiengänge wie Betriebswirtschaft, Wirtschaftskommunikation oder Management sind eine gute Grundlage, vor allem in anspruchsvolleren oder international ausgerichteten Unternehmen. Neben der formalen Ausbildung zählen aber vor allem Praxiserfahrung und Soft Skills.
Eine Assistenz muss in der Lage sein, auch unter Zeitdruck strukturiert und lösungsorientiert zu arbeiten. Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind unverzichtbar, da vertrauliche Informationen regelmäßig bearbeitet werden. Kommunikationsstärke – schriftlich wie mündlich – ist essenziell, ebenso wie ein sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Führungskräften, Partnern und Kunden. Der sichere Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Word) wird als selbstverständlich vorausgesetzt. Darüber hinaus sind Kenntnisse in digitalen Tools wie MS Teams, Projektmanagement-Software oder CRM-Systemen oft gefragt.
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind ein Muss; in internationalen Kontexten werden auch verhandlungssichere Englischkenntnisse erwartet. Organisationstalent und Zeitmanagement sind Schlüsselkompetenzen, denn die Assistenz jongliert häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig und muss flexibel auf neue Prioritäten reagieren. Eigeninitiative, Loyalität, ein hohes Maß an Serviceorientierung sowie eine gewisse diplomatische Fähigkeit runden das gewünschte Profil ab. In wachstumsorientierten Unternehmen ist es außerdem von Vorteil, wenn die Assistenz auch Präsentationen erstellen, Prozesse mitgestalten oder kleinere Projekte eigenverantwortlich übernehmen kann. Wer langfristig in dieser Rolle tätig sein möchte, sollte außerdem bereit sein, sich regelmäßig weiterzubilden – zum Beispiel in Rhetorik, interkultureller Kommunikation oder digitaler Organisation.
Das typische Gehalt
Das Gehalt einer Assistenz der Geschäftsführung ist abhängig von Faktoren wie Berufserfahrung, Branche, Unternehmensgröße, Region und Verantwortungsbereich. Berufseinsteiger mit abgeschlossener Ausbildung und erster Erfahrung im Assistenzbereich verdienen im Durchschnitt zwischen 36.000 und 45.000 Euro brutto pro Jahr. Mit zunehmender Erfahrung, Verantwortung und direkter Anbindung an die Geschäftsführung steigt das Jahresgehalt häufig auf 50.000 bis 65.000 Euro. In großen Konzernen oder in Unternehmen mit internationaler Ausrichtung sind auch Gehälter von bis zu 80.000 Euro oder mehr möglich – insbesondere dann, wenn die Assistenz strategische Aufgaben übernimmt oder als Schnittstelle in mehrere Geschäftsbereiche agiert.
Zusätzliche Vergütungsbestandteile wie Boni, betriebliche Altersvorsorge, Mobilitätszuschüsse oder Diensthandy sind nicht unüblich. In Ballungsräumen wie München, Frankfurt oder Hamburg liegt das Gehaltsniveau in der Regel über dem Durchschnitt. Kleinere Unternehmen im ländlichen Raum zahlen hingegen häufig niedrigere Gehälter, bieten aber dafür andere Vorteile wie flachere Hierarchien, größere Eigenverantwortung oder bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Entscheidend für das tatsächliche Gehalt ist auch die konkrete Aufgabenvielfalt:
Wer ausschließlich administrative Tätigkeiten ausführt, wird in der Regel geringer vergütet als jemand, der aktiv in die Unternehmensentwicklung eingebunden ist. Auch die Branche macht einen Unterschied – in der Industrie oder im Finanzwesen sind höhere Gehälter üblich als im sozialen oder kulturellen Bereich. Wer in dieser Rolle Karriere machen will, kann sich zur “Executive Assistant”, zur Bereichsleitung oder zum Office Manager mit erweiterten Kompetenzen weiterentwickeln. In diesen Positionen sind auch sechsstellige Jahresgehälter möglich. Letztlich hängt das Gehalt nicht nur von objektiven Faktoren, sondern auch vom eigenen Auftreten, Verhandlungsgeschick und der nachgewiesenen Leistungsfähigkeit ab.
Wo sind die Jobs zu finden
Positionen als Assistenz der Geschäftsführung sind in nahezu allen Branchen und Unternehmensgrößen gefragt – von kleinen Start-ups über Mittelständler bis hin zu internationalen Konzernen. Jobs werden vor allem auf großen Karriereportalen wie StepStone, Indeed, stellenpiraten.de, Monster oder Jobware ausgeschrieben. Auch spezialisierte Plattformen wie OfficeJobs.de, sekretaria.de oder ExecutiveAssistantJobs.de bieten gezielte Ausschreibungen für Assistenzkräfte auf Managementebene. Business-Netzwerke wie LinkedIn und XING spielen ebenfalls eine große Rolle – hier können Bewerber nicht nur aktiv suchen, sondern auch direkt von Personalverantwortlichen kontaktiert werden.
Viele Unternehmen veröffentlichen offene Stellen auch auf ihren eigenen Karriereseiten – insbesondere große Konzerne oder Unternehmensgruppen mit internen Personalabteilungen. Daneben lohnt sich ein Blick in regionale Jobbörsen, Branchenportale oder über Personalvermittlungen, die auf Office- und Assistenzpositionen spezialisiert sind. Besonders in wirtschaftsstarken Regionen mit vielen Unternehmenszentralen – etwa im Rhein-Main-Gebiet, München, Hamburg oder Stuttgart – ist die Nachfrage nach qualifizierten Assistenzkräften hoch. Auch in Verbänden, öffentlichen Einrichtungen, NGOs oder internationalen Organisationen werden regelmäßig erfahrene Assistenzen gesucht.
Wer gezielt sucht, kann sich zudem auf Interim- oder Projektstellen bewerben – etwa zur Überbrückung von Elternzeiten oder im Rahmen wachstumsbedingter Erweiterungen. Darüber hinaus empfiehlt sich ein gepflegtes berufliches Netzwerk, da viele Positionen über Empfehlungen oder interne Ausschreibungen vergeben werden. Wichtig bei der Bewerbung ist ein professioneller Auftritt mit einem klaren, strukturierten Lebenslauf, konkreten Erfolgen und einem selbstbewussten Auftreten. Zusatzqualifikationen wie Fremdsprachen, Softwarekenntnisse oder Weiterbildungen im Bereich Management-Assistenz steigern zusätzlich die Chancen auf eine attraktive Position.
Muster-Stellenanzeige 1: Mittelständisches Unternehmen
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Industrieunternehmen im Raum Düsseldorf
Zur Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene Assistenz, die Organisationstalent, Kommunikationsstärke und absolute Vertraulichkeit mitbringt. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings inhaltlich vor und nach, übernehmen die Korrespondenz mit nationalen und internationalen Partnern und unterstützen aktiv bei strategischen Projekten. Darüber hinaus erstellen Sie Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen und übernehmen eine Schlüsselrolle in der internen Kommunikation.
Ihr Profil: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sicherer Umgang mit MS Office, hohe Belastbarkeit und Diskretion.
Wir bieten: Eine verantwortungsvolle Position mit direktem Draht zur Geschäftsleitung, flache Hierarchien, Entwicklungsmöglichkeiten, ein modernes Arbeitsumfeld sowie flexible Arbeitszeiten.
Muster-Stellenanzeige 2: Start-up in der Wachstumsphase
Executive Assistant (m/w/d) – Digitales Tech-Start-up – Standort Berlin oder Remote
Du bist organisiert, denkst unternehmerisch und möchtest in einem schnell wachsenden Umfeld die Geschäftsführung tatkräftig unterstützen? Dann bist du bei uns richtig! Als Executive Assistant arbeitest du eng mit unserem CEO zusammen, planst Termine, übernimmst die interne Kommunikation, unterstützt bei Investor Relations und gestaltest aktiv strategische Prozesse mit. Du bist zentraler Ansprechpartnerin für interne Teams, externe Partner und sorgst dafür, dass alles rund läuft – von der Reisebuchung bis zur Präsentationsvorbereitung.
Dein Profil: Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Ausbildung, hohe Eigenverantwortung, Organisationstalent, exzellente Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch, Startup-Mindset und technisches Grundverständnis.
Wir bieten: Remote-First-Arbeitskultur, steile Lernkurve, Einblick in die Unternehmensentwicklung, flache Hierarchien und ein junges, ambitioniertes Team mit viel Gestaltungsspielraum.
